La gestion des établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) représente un défi complexe, mêlant exigences administratives, suivi médical rigoureux et bien-être des résidents. Dans ce contexte, la digitalisation des processus n’est plus une option mais une nécessité pour garantir une prise en charge de qualité et une organisation efficiente. Le logiciel NetSoins s’inscrit dans cette mouvance en proposant une plateforme numérique conçue spécifiquement pour répondre aux besoins multiples des maisons de retraite et des structures médico-sociales. Entièrement accessible via le web, cette solution vise à centraliser l’information, à simplifier les tâches quotidiennes du personnel soignant et à améliorer la coordination des soins pour chaque résident.
NetSoins : une solution complète pour les EHPAD
NetSoins se distingue par son approche globale, qui couvre l’ensemble du parcours du résident au sein de l’établissement. Il ne s’agit pas simplement d’un dossier médical informatisé, mais d’un véritable écosystème numérique qui intègre toutes les dimensions de la gestion d’un EHPAD.
Une plateforme 100% web pour une accessibilité maximale
L’un des atouts majeurs de NetSoins réside dans son architecture entièrement en ligne. Cette caractéristique technique offre une flexibilité considérable aux établissements. Nul besoin d’installer de lourds logiciels sur chaque poste de travail. Un simple navigateur internet et une connexion suffisent pour accéder à l’ensemble des fonctionnalités. Cette approche garantit une accessibilité permanente et sécurisée des données, que ce soit depuis un bureau, lors d’une visite en chambre ou même en déplacement pour les professionnels habilités. De plus, les mises à jour sont déployées de manière centralisée, assurant que tous les utilisateurs bénéficient en permanence de la version la plus récente et la plus sécurisée de l’outil.
Une approche intégrée de la gestion
La force de NetSoins est de proposer une vision à 360 degrés de l’activité de l’établissement. La plateforme centralise des informations de natures très diverses, créant des ponts entre les différents services pour une meilleure cohésion et une circulation fluide de l’information. Les principaux domaines couverts incluent :
- La gestion administrative : de l’admission du résident à la facturation, en passant par la gestion des lits et des plannings.
- Le suivi médical et paramédical : dossier de soins, prescriptions, suivi des constantes, plans de soins personnalisés.
- La traçabilité des soins : chaque acte réalisé par le personnel soignant est consigné, daté et signé numériquement, offrant une traçabilité irréprochable et une sécurité juridique pour l’établissement.
- La gestion des activités : planification et suivi des animations et des activités thérapeutiques proposées aux résidents.
Cette centralisation des données permet non seulement de gagner un temps précieux mais aussi de limiter drastiquement les risques d’erreurs liés à la ressaisie d’informations ou à l’utilisation de multiples supports papier. La consolidation de toutes ces informations au sein d’un seul outil est un premier pas vers une gestion plus intelligente et sécurisée du parcours de soins.
Gestion centralisée des dossiers médicaux
Au cœur du dispositif NetSoins se trouve le dossier résident informatisé (DRI). Il constitue la colonne vertébrale du suivi médical et garantit que chaque professionnel de santé dispose d’une information à jour et complète pour prendre les meilleures décisions possibles.
Le dossier résident informatisé (DRI) au cœur du système
Le DRI remplace avantageusement les dossiers papier traditionnels, souvent volumineux et difficiles à partager. Il regroupe de manière structurée l’ensemble des données médicales et de soins d’un résident. On y retrouve l’historique médical, les allergies, les traitements en cours, les résultats d’examens, les comptes-rendus de consultation et les évaluations de la dépendance. La sécurité et la confidentialité de ces informations sensibles sont garanties par un système de gestion des droits d’accès strict, où chaque utilisateur ne peut consulter que les données pertinentes pour sa fonction.
Suivi des soins et circuit du médicament
La plateforme offre des outils spécifiques pour la planification et la traçabilité des soins. Les plans de soins personnalisés sont facilement créés et mis à jour, permettant à l’équipe soignante de suivre un protocole clair et adapté à chaque résident. Le circuit du médicament est entièrement sécurisé : de la prescription médicale électronique à l’administration par l’infirmière, chaque étape est validée et tracée dans le système. Cela réduit considérablement les risques d’erreurs médicamenteuses et assure une conformité totale avec les réglementations en vigueur.
Interopérabilité et partage d’informations
Un dossier médical n’est utile que s’il peut être partagé entre les différents acteurs du soin. NetSoins facilite cette communication en permettant un partage d’informations en temps réel entre le médecin coordonnateur, les infirmiers, les aides-soignants et les intervenants externes comme les kinésithérapeutes ou les spécialistes. Cette vision partagée du dossier résident assure une continuité des soins optimale et une prise en charge coordonnée et cohérente. Ce partage de l’information est fondamental pour réagir rapidement et efficacement, mais aussi pour analyser les tendances et optimiser les processus internes.
Optimisation des ressources grâce aux rapports
Au-delà de la gestion quotidienne, un pilotage efficace d’un EHPAD repose sur une analyse fine de son activité. NetSoins transforme les données brutes enregistrées chaque jour en informations stratégiques grâce à de puissants outils de reporting et de statistiques.
Des tableaux de bord pour une vision d’ensemble
La direction de l’établissement et les responsables de service disposent de tableaux de bord personnalisables qui présentent les indicateurs de performance clés (KPI) en temps réel. Ces vues synthétiques permettent de suivre d’un seul coup d’œil l’état de l’activité, d’identifier rapidement les points de tension ou les tendances émergentes, et de réagir de manière proactive. Il devient plus simple de superviser la charge de travail des équipes ou de suivre l’évolution de l’état de santé général des résidents.
Analyse statistique pour des décisions éclairées
Le logiciel permet de générer des rapports détaillés sur de multiples aspects de la vie de l’établissement. Ces analyses chiffrées sont un support indispensable à la prise de décision, que ce soit pour ajuster les effectifs, optimiser les stocks de médicaments ou préparer les évaluations internes et externes. Les données peuvent être extraites et présentées sous forme de graphiques ou de tableaux pour faciliter leur interprétation.
| Indicateur | Description | Utilité pour la direction |
|---|---|---|
| Taux d’occupation | Pourcentage de lits occupés sur une période donnée. | Pilotage de la politique d’admission et prévisions budgétaires. |
| Temps de soin moyen par résident | Calcul du temps consacré par les soignants par résident. | Ajustement des plannings et évaluation de la charge de travail. |
| Nombre de chutes | Suivi des incidents pour identifier les résidents à risque. | Mise en place de mesures de prévention ciblées. |
| Consommation de dispositifs médicaux | Analyse des coûts liés au matériel de soin. | Optimisation des commandes et négociation avec les fournisseurs. |
Ces rapports factuels permettent de passer d’une gestion intuitive à un pilotage fondé sur des preuves, améliorant ainsi l’efficience globale de la structure. L’exploitation de ces données permet également de mieux communiquer avec les autorités de tutelle en justifiant les besoins en ressources humaines ou matérielles. Cette capacité d’analyse fine renforce la maîtrise des opérations et ouvre la voie à des services de santé encore plus connectés et réactifs.
Accessibilité et continuité des soins avec la télémédecine
NetSoins intègre nativement des fonctionnalités de télémédecine, une composante devenue essentielle pour garantir un accès rapide aux expertises médicales et assurer la continuité des soins, en particulier pour les résidents dont la mobilité est réduite.
La téléconsultation intégrée
La plateforme propose une solution de téléconsultation sécurisée qui permet d’organiser des consultations à distance entre un résident, accompagné d’un soignant de l’EHPAD, et un médecin spécialiste externe. Cette fonctionnalité présente de multiples avantages : elle évite des déplacements souvent fatigants et anxiogènes pour les personnes âgées, réduit les délais d’attente pour obtenir un avis spécialisé et permet une meilleure réactivité face à une situation médicale urgente. Pour l’établissement, c’est un gain d’efficacité notable en termes d’organisation et de temps pour le personnel.
Liaisons sécurisées avec les partenaires externes
L’écosystème de soins ne s’arrête pas aux portes de l’EHPAD. NetSoins facilite les échanges d’informations avec les partenaires de santé externes. Des liaisons informatiques sécurisées peuvent être établies avec les laboratoires d’analyses médicales pour recevoir directement les résultats d’examens dans le dossier du résident. De même, les échanges avec les pharmacies d’officine sont fluidifiés, simplifiant la gestion des prescriptions et des livraisons de médicaments. Cette connectivité renforce la coordination des soins et assure que l’information circule de manière rapide et fiable entre tous les intervenants. Le logiciel peut ainsi s’adapter aux besoins spécifiques de chaque structure.
Personnalisation et intégration avancée
Chaque établissement médico-social a ses propres spécificités, ses propres processus et ses propres défis. Conscient de cette diversité, NetSoins a été conçu comme une plateforme modulaire et flexible, capable de s’adapter aux besoins de chaque structure plutôt que d’imposer un cadre rigide.
Des modules optionnels pour une solution sur mesure
Au-delà de son socle fonctionnel robuste, NetSoins propose un catalogue d’options complémentaires qui permettent à chaque EHPAD de construire la solution qui lui correspond parfaitement. Ces modules permettent d’étendre les capacités du logiciel à des domaines spécifiques :
- Module de mobilité : une application pour tablettes et smartphones qui permet au personnel soignant de consulter et de saisir les informations directement au chevet du résident, améliorant la réactivité et la précision des données.
- Portail familles : un espace en ligne sécurisé permettant aux proches des résidents de suivre certaines informations et de communiquer plus facilement avec l’établissement.
- Gestion de la facturation avancée : des outils pour gérer des cas de facturation complexes et automatiser les relations avec les organismes payeurs.
Intégration avec le Dossier Médical Partagé (DMP)
L’intégration avec les systèmes nationaux est un enjeu majeur pour une prise en charge globale du patient. NetSoins est compatible avec le Dossier Médical Partagé (DMP). Cette connexion permet aux professionnels de santé de l’EHPAD d’alimenter le DMP du résident et de consulter son historique médical antérieur à son entrée dans l’établissement. C’est un gage de sécurité et de continuité des soins, assurant que toutes les informations pertinentes sont disponibles pour une prise de décision éclairée. Cet accompagnement est un facteur clé pour une transition numérique réussie.
Accompagnement et formation pour une installation réussie
L’adoption d’un nouvel outil numérique est un projet de transformation majeur pour un établissement. Le succès d’un tel projet ne dépend pas uniquement de la qualité du logiciel, mais aussi de la qualité de l’accompagnement lors de sa mise en place et de la formation des équipes qui l’utiliseront au quotidien.
Une mise en place structurée
L’installation de NetSoins suit une méthodologie éprouvée, qui commence par une phase d’analyse approfondie des besoins et des processus existants de l’établissement. Des chefs de projet dédiés accompagnent la structure à chaque étape : configuration du logiciel, reprise des données existantes et paramétrage des fonctionnalités selon les spécificités locales. Cette approche personnalisée garantit que l’outil sera parfaitement aligné avec les attentes et les habitudes de travail des équipes, facilitant ainsi son adoption.
La formation des utilisateurs : une clé du succès
Un logiciel, aussi performant soit-il, n’est efficace que si ses utilisateurs le maîtrisent. C’est pourquoi un programme de formation complet est proposé à l’ensemble du personnel : direction, équipe administrative, médecins, infirmiers et aides-soignants. Ces sessions de formation, adaptées au profil de chaque métier, visent à garantir une autonomie rapide et une utilisation optimale de toutes les fonctionnalités. Un accompagnement post-démarrage permet de répondre aux questions et d’ancrer les bonnes pratiques.
Un soutien continu et réactif
Une fois le logiciel déployé, les établissements ne sont pas laissés à eux-mêmes. Un service de support client est disponible pour répondre à toutes les questions techniques ou fonctionnelles. Cette assistance continue est essentielle pour assurer un fonctionnement fluide et sans interruption de la plateforme, et pour accompagner les établissements dans l’évolution de leurs usages du logiciel.
En définitive, NetSoins se présente comme une solution numérique mature et complète, répondant aux enjeux stratégiques des EHPAD. En centralisant l’information, en sécurisant le circuit du médicament, en optimisant les ressources grâce à l’analyse de données et en facilitant l’accès aux soins via la télémédecine, cet outil contribue directement à l’amélioration de la qualité de la prise en charge des résidents. Son architecture flexible et l’accompagnement proposé en font un allié de poids pour les établissements qui souhaitent réussir leur transformation digitale et se concentrer sur leur cœur de métier : le soin et le bien-être des personnes âgées.
